ii) Dengan adanya Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) dapat membantu anggota yang baru di lantik atau anggota yang baru bertukar melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan. Ini adalah kerana :-
MPK dan FM merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. Ini bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam laluan yang betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Walaupun kurang bantuan dan bimbingan daripada pengawai atasan, kakitangan baru boleh belajar sendiri dengan hanya berpandukan MPK dan FM sahaja. Setiap pegawai-pegawai dapat menjalankan tugas dengan lebih efisien dan teratur kerana mereka lebih jelas tentang cara-cara melaksanakan tugas bidang masing-masing.
MPK dan FM ini adalah satu fail formal dan format yang sama maka akan mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja oleh setiap kakitangan termasuk kakitangan baru dalam jabatan. Proses kerja membolehkan seseorang pegawai itu mengetahui tindakan yang perlu diambil bagi melaksanakan sesuatu aktiviti, manakala senarai tugas dapat menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. Secara tidak langsung ianya dapat membantu seseorang pegawai itu memulakan tugas baru dalam jangka masa yang pendek kerana secara tidak langsung tugas dan tanggungjawab sudah jelas dinyatakan dalam MPK dan FM.
MPK dan FM menentukan peraturan jabatan atau pejabat dipatuhi. Dengan termaktubnya peraturan-peraturan dalam kedua-dua dokumen tersebut, seseorang pegawai itu akan lebih berdisiplin dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diamanahkan kepada mereka. Bagi kakitangan baru, tidak akan timbul isu penindasan daripada kakitangan lama kerana setiap peraturan kerja masing – masing telah dinyatakan dengan jelas dalam MPK ataupun FM itu sendiri.
Selain itu, kesilapan-kesilapan operasi bagi kakitangan baru semasa menjalankan tugas dapat dikurangkan. MPK dan FM juga menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain. Ini kerana, dalam setiap dokumen MPK dan FM, menunjukkan carta aliran kerja dalam MPK dan FM dapat memberi gambaran menyeluruh mengenai aktiviti-aktiviti yang dilakukan. Ia juga dapat menunjukkan dimana berlaku kelewatan, bottleneck dan kerja berulang-ulang. Justeru, dokumen rujukan rasmi ini membolehkan semakan, pindaan dan pembaikan sistem dilaksanakan apabila perlu agar selari dengan peredaran masa. Hanya berpandukan kepada MPK dan FM kerja pengemaskinian dapat dilakukan dengan mudah.
Di samping itu, dalam MPK dan FM sudah mengandungi beberapa perkara penting seperti carta dan fungsi-fungsi utama jabatan atau pejabat, carta organisasi kedudukan pegawai, senarai tugas dan juga senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan. Wujudnya MPK dan FM dapat mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan tugasan atau kerja. Ini sekaligus memudahkan pelaksanaan sesuatu aktiviti, dan menjimatkan masa kerana pihak atasan tidak perlu mengulangi arahan-arahan yang sama kepada pegawai-pegawai yang berbeza. Baik pegawai-pegawai yang baru bertugas mahupun pegawai yang bertukar jabatan, hanya perlu merujuk kepada MPK dan FM untuk menegetahui bidang tugas masing-masing.
Tambahan lagi, kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain dapat dijelaskan dengan adanya MPK dan FM. Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan bagi memudahkan kakitangan baru itu bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Hubungan kerja kakitangan baru itu dengan pegawai-pegawai lain juga perlu diketahui untuk membantu kakitangan baru menyelesaikan sesuatu tugas. Senarai tugas, kuasa dan hubungan kerja memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai, memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan, membolehkan setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan, dan menjelaskan hubungan di antara seseorang pegawai dengan pegawai lain sama ada di dalam jabatan atau pejabat atau dengan pegawai-pegawai di jabatan atau pejabat yang lain.
Justeru, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah amat penting bagi menghasilkan satu kerja yang berkualiti, berkesan dan cekap. Ia bertindak sebagai sumber rujukan dan garis panduan bagi sesebuah organisasi terutama bagi sumber tenaga baru. Oleh itu, menjadi tanggungjawab pihak pentadbir untuk menyediakan fail MPK dan FM ini di setiap jabatan dan kakitangan masing – masing.
No comments:
Post a Comment